Antes de que pienses «esto es una cosa muy técnica», echa un vistazo a todo los distintos usos que puedes hacer con estas herramientas.
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es un representación que indica cómo funciona un flujo de trabajo, un proceso o un sistema. El campo más común en el que se suele utilizar este tipo de diagramas es en el mundo de la ingeniería y de la informática. Gracias a estos recursos gráficos se puede visualizar claramente cómo está diseñado un sistema y cómo funciona.
Los diagramas de flujo son dibujos que descomponen un proceso o actividad de cualquier empresa u organización, en acciones individuales que están unidas entre sí a través de alguna condición.
Sin embargo, un diagrama de flujo se puede utilizar para cualquier área si se es lo suficientemente creativo. Pueden servir hasta como hoja de ruta para una toma de decisiones. De hecho, los diagramas de flujo nacieron para documentar procesos de negocios, en 1920.
El objetivo de un diagrama de flujo es mostrar las etapas sucesivas de un proceso y su interacción para ayudar a comprender el proceso. Sirve para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer a los clientes y proveedores de cada fase, rendir controles, etc.
Qué ventajas tienen los diagramas de flujo
En primer lugar, los diagramas ayudan a las personas a entender el proceso en el que están trabajando. Por lo que podrán mejorar aquellas partes que sientan que nos son tan productivas como pueden llegar a ser. O pueden comunicar mejor todo el proceso al resto de trabajadores. Al presentarse el proceso de una forma objetiva, es más fácil identificar de forma clara las mejoras a realizar.
Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.
Además, mejora la participación de las personas que utilizan ese diagrama. Las personas que lo elaboran se suelen volver entusiastas, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.
Lo más destacable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entiendan de la misma manera, por lo que será más fácil motivarlas a conseguir procesos más económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.
Símbolos básicos y su significado.
Los diagramas de flujo representan cada acción individual con formas distintas dependiendo de qué significado tenga esa acción. Por ejemplo, un cuadrado representa un proceso, mientras que un rombo representa una decisión. Todos estos símbolos estarán unidos para mostrar el flujo del proceso. Conocer la simbología aportará un mayor vocabulario para realizar mejores diagramas.
Cómo crear un diagrama de flujo
Para elaborar un diagrama de flujo debemos tener claro cuál es el propósito por el que estamos haciendo el diagrama. Qué es lo quiere solucionar o qué proceso quiere mostrar. Es muy fácil agregar ramas y ramas al diagrama al querer reflejar muchas partes de un proceso, pero esto lo hará difícil de leer y perderá su propósito. Por este motivo hay que tener bien claro qué es aquello que se quiere solucionar o reflejar.
Con el objetivo claro debemos identificar los distintos procesos o pasos que se requiere para llegar del inicio al final del diagrama. Para ello habrá que descomponer el proceso en todos distintos pasos. Una vez localizados, habrá que colocarlos en orden cronológico. Esto será necesario para después relacionar todos los procesos entre sí y poder crear el flujo de trabajo.
Finalmente, habrá que escoger las piezas adecuadas para cada tipo de tarea, si es una base de datos, un documento, un proceso, una decisión, etc. Las herramientas con las que se pueden crear diagramas de flujo tienen todas estas piezas categorizadas según la función que cumplan. Además, tendrá un amplio abanico para que escojas entre varios estilos.
Herramientas para crear diagramas de flujo
A continuación te dejamos algunas herramientas que hemos analizado para que crees tus propios diagramas. Descúbrelas.
